Workinfo.app

Analysoinut Appwesome

Käytin hiljattain Workinfo.app ja voin kertoa, että se on kuin taskuassistentti, joka pitää työelämäsi järjestyksessä. Jos olet samanlainen kuin minä ja kaipaat hieman ekstra-apua päivittäisten tehtävien hallinnassa, tämä on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen sovellus.

Työpäivän aikana hyöty näkyy ennen kaikkea siinä, että keskeneräiset asiat saa pilkottua näkyviksi tehtäviksi. Kun puhelin kulkee mukana toimistolta tapaamiseen ja takaisin, on käytännöllistä pitää työasiat samassa paikassa eikä luottaa siihen, että muistan jokaisen sovitun asian ulkoa. Minulle tällainen työkalu on parhaimmillaan silloin, kun se vähentää muistikuormaa eikä vaadi oman järjestelmän ylläpitämiseen yhtä paljon aikaa kuin itse työ.

Yksi realistinen tapa käyttää sovellusta on aloittaa aamulla listaamalla päivän pakolliset asiat ja lisäämällä kuhunkin lyhyt selite. Jos tehtävä kuuluu laajempaan kokonaisuuteen, sen voi sijoittaa projektin yhteyteen ja palata siihen myöhemmin. Tapa sopii esimerkiksi pienelle tiimille, jossa pitää muistaa sekä omat työvaiheet että kollegalle siirtyvät tehtävät. Se ei kuitenkaan korvaa keskustelua silloin, kun vastuut tai aikataulu muuttuvat: sovelluksen järjestys auttaa seuraamaan sovittua, mutta ihmiset joutuvat yhä sopimaan työnjaosta keskenään.

Mitä Workinfo.app tarjoaa?

Workinfo.app on suunniteltu helpottamaan työtehtävien hallintaa ja parantamaan tuottavuutta. Sovellus tarjoaa mahdollisuuden luoda tehtävälistoja, asettaa muistutuksia ja seurata projektien edistymistä. Se on kuin henkilökohtainen sihteeri, joka pitää sinut ajan tasalla kaikista deadlineista ja tapaamisista.

Sovellusta kehittää Silmu Software Oy, ja se kuuluu yrityskäyttöön tarkoitettujen työkalujen joukkoon. Se on ilmainen, ikärajamerkintä on PEGI 3, ja Androidilla vähimmäisvaatimuksena on versio 6.0. Tällaiset perustiedot kertovat, ettei kokeiluun tarvitse suhtautua suurena hankintapäätöksenä, mutta työpaikan käyttöön ottamisessa olennaisempaa on silti sopivuus oman tiimin toimintatapoihin. Yksittäinen käyttäjä voi testata, auttaako tehtävien kokoaminen samaan paikkaan arjen hallinnassa, kun taas yhteiskäyttö kannattaa arvioida sen mukaan, miten työtehtävät ja vastuut omassa työssä oikeasti jakautuvat.

Sovellus on julkaistu joulukuussa 2015, ja nykyinen versio on 2.6.1. Versio kertoo tuotteen kehittyneen alkuperäisen julkaisunsa jälkeen, mutta pelkkä versionumero ei kerro, mitä yksittäisiä muutoksia päivitykset ovat tuoneet. Käyttäjän kannalta tärkeämpi kysymys on, vastaako nykyinen toimintatapa omaa arkea: löytyvätkö tehtävät helposti, pysyykö työnjako ymmärrettävänä ja tuntuuko sovelluksen käyttö vaivattomalta myös kiireisenä päivänä. Workinfo.app on saanut 10 000+ asennusta, ja sen keskiarvo on 3,4 yhteensä 34 arviosta. Lukuja kannattaa tulkita maltillisesti: ne antavat yleiskuvan sovelluksen saamasta vastaanotosta, mutta eivät yksin kerro, sopiiko se juuri sinun työpaikkasi prosesseihin.

Sovelluksen käyttöliittymä on intuitiivinen ja helppo navigoida. Kun avaat sovelluksen, sinut tervehtii selkeä näkymä, jossa kaikki tärkeät asiat ovat käden ulottuvilla. Ei tarvitse selata loputtomasti valikoita löytääkseen tarvitsemaansa tietoa.

Selkeys on erityisen hyödyllinen silloin, kun sovellusta avaa vain nopeasti tarkistaakseen seuraavan tehtävän tai lisätäkseen mieleen tulleen asian. Jos työn lomassa joutuu ensin suunnittelemaan monimutkaisen kansiorakenteen, listojen tekeminen voi jäädä kesken. Toisaalta yksinkertainen näkymä ei itsessään ratkaise sitä, miten paljon tietoa kannattaa kirjata: pitkät kuvaukset ja epäselvät tehtävänimet tekevät listasta vaikeamman käyttää, vaikka valikot olisivat selkeitä. Minun käytännön vinkkini on pitää tehtävän otsikko toimintaa kuvaavana ja siirtää taustatieto lyhyeen muistiinpanoon.

Tehtävälistat ja muistutukset

Tehtävälistojen luominen on helppoa, ja voit lisätä niihin muistiinpanoja tai linkkejä, jos tarvitset lisäinformaatiota. Muistutukset varmistavat, ettet unohda tärkeitä tehtäviä tai tapaamisia. Tämä on erityisen kätevää, jos kalenterisi on yhtä täynnä kuin minun.

Listat toimivat parhaiten, kun erotan toisistaan tehtävät, jotka voi tehdä heti, ja asiat, joiden seuraava askel riippuu muista ihmisistä. Esimerkiksi tarjouksen viimeistely voi olla oma tehtävä, kun taas asiakkaalta odotettavan vastauksen merkitseminen muistuttaa minua siitä, miksi työ ei vielä etene. Näin lista ei ole vain kokoelma tekemättömiä töitä, vaan siitä näkee myös, mihin kannattaa tarttua seuraavaksi. Tämä on pieni työtapa, ei sovelluksen automaattinen priorisointitoiminto, joten käyttäjän pitää itse nimetä asiat niin, että ne ovat myöhemmin ymmärrettäviä.

Muistutuksissa tärkeää on kohtuullisuus. Jos asetan ilmoituksen jokaiselle vähäpätöiselle asialle, niistä tulee helposti taustahälyä ja alan sivuuttaa ne. Käyttäisin muistutusta ennen kaikkea tehtävään, jolla on oikea määräaika tai jonka unohtaminen estää muuta työtä. Tavanomaisen kalenterin rinnalla tämä voi toimia hyvin: kalenteri näyttää ajanvaraukset, ja tehtävälista pitää näkyvissä konkreettiset työvaiheet. Jos taas työsi rakentuu lähes kokonaan tapaamisista ja aikatauluista, erillinen kalenterisovellus saattaa olla luontevampi päätyökalu.

Linkin tai muistiinpanon lisääminen tehtävän yhteyteen on hyödyllistä etenkin silloin, kun samaan asiaan pitää palata useita kertoja. Sen sijaan, että etsisin keskustelusta tai muistiinpanoista, mistä työssä oli kyse, voin kirjata tehtävään lyhyen muistutuksen taustasta. En silti laittaisi tehtävälistaan kaikkea mahdollista: jos liitän jokaiseen kohtaan pitkän selostuksen, listan nopea silmäiltävyys katoaa. Käytännöllinen kompromissi on merkitä vain päätöksen tai seuraavan vaiheen kannalta olennainen tieto.

Projektinhallinta

Yksi ominaisuus, josta pidän erityisesti, on projektinhallinta. Sen avulla voit jakaa suuremmat projektit pienempiin tehtäviin ja seurata niiden edistymistä. Tämä vähentää stressiä ja auttaa pitämään kaiken hallinnassa.

Projektin pilkkomisessa hyödyllisin vaikutus ei ole pelkkä valmiiden kohtien määrä, vaan se, että epämääräinen kokonaisuus muuttuu aloitettavaksi työksi. Jos esimerkiksi valmistelen tapahtumaa, voin erottaa suunnittelun, tarvittavat yhteydenotot ja viimeistelyyn liittyvät vaiheet toisistaan. Kun seuraava teko on nimetty, on helpompi jatkaa lyhyessäkin työraossa. Samalla huomaan aiemmin, jos projekti jumittuu yhteen vaiheeseen eikä kyse ole siitä, että koko hanke olisi unohtunut.

Tässä on myös raja, joka kannattaa tunnistaa. Tehtävien pilkkominen auttaa henkilökohtaiseen koordinointiin ja pienimuotoiseen yhteistyöhön, mutta vaativan projektin aikajanoja, riippuvuuksia, resurssisuunnittelua tai laajaa raportointia varten tarvitaan usein erikoistuneempi projektinhallintajärjestelmä. En valitsisi Workinfo.appia vain siksi, että työssä käytetään sanaa projekti. Valitsisin sen silloin, kun ongelmana on käytännössä tehtävien muistaminen, jakaminen ja etenemisen seuraaminen, en monimutkainen suunnittelu.

Sovelluksessa on myös mahdollisuus jakaa projekteja ja tehtäviä kollegoiden kanssa, mikä tekee yhteistyöstä sujuvampaa. Voit seurata, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä ja missä vaiheessa projekti etenee.

Yhteiskäyttöä kannattaa lähestyä sopimalla ensin yhteiset nimeämistavat. Jos yksi kirjoittaa tehtäväksi “selvitä asia” ja toinen “soita toimittajalle ja pyydä toimitusaika”, vastuun näkyminen ei vielä tee työn sisällöstä kaikille selvää. Tiimin kannattaa sopia, että tehtävässä näkyy konkreettinen seuraava askel ja että vastuun muuttuessa myös tehtävän tiedot pidetään ajan tasalla. Tämä on pieni mutta tärkeä käytännön ero verrattuna henkilökohtaiseen listaan: jaettu työ vaatii yhteisiä tapoja, jotta sovellus ei muutu epäselvien merkintöjen varastoksi.

Jos kollegat eivät käytä samaa työkalua tai työpaikalla on jo sovittu yhteinen järjestelmä, kannattaa välttää rinnakkaisen tehtävälistan rakentamista ilman selkeää syytä. Muuten tieto voi päätyä kahteen paikkaan ja epävarmuus kasvaa siitä, kumpi näkymä on ajantasainen. Workinfo.app on järkevä vaihtoehto silloin, kun myös muut osalliset voivat osallistua samaan työnkulkuun. Yksin työskentelevälle jakotoiminto ei puolestaan ole ratkaiseva peruste, vaikka projektien pilkkomisesta voi olla hyötyä muutenkin.

Yhteensopivuus ja synkronointi

Workinfo.app toimii sekä Android- että iOS-laitteilla, ja se synkronoituu saumattomasti eri laitteiden välillä. Tämä tarkoittaa, että voit aloittaa projektin puhelimellasi ja jatkaa sitä myöhemmin tabletilla tai tietokoneella.

Usean laitteen työnkulussa kannattaa miettiä, missä tehtävät yleensä syntyvät ja missä niitä käsitellään. Puhelin on kätevä nopeaan kirjaukseen, esimerkiksi kun sovitusta työstä tulee mieleen lisättävä asia matkalla seuraavaan tapaamiseen. Isommalla näytöllä taas voi olla helpompi hahmottaa projektin kokonaisuutta, jos käytössä oleva laite ja sovelluksen toimintatapa siihen sopivat. Tärkeintä on, ettei samaa tehtävää tarvitse kirjata uudelleen vain siksi, että työväline vaihtuu.

Arjessa synkronointia ei kannata pitää varmuuskopion tai virheettömän tiedonhallinnan korvikkeena. Kun tehtävä tai vastuu on erityisen tärkeä, tarkistan itse, että muutos näkyy oikeassa näkymässä ennen kuin luotan siihen seuraavan työvaiheen perustana. Tämä on hyvä tapa kaikissa laitteiden välillä tietoa siirtävissä työkaluissa, etenkin jos työpäivän aikana vaihdetaan laitetta tai verkkoyhteys ei ole jatkuvasti yhtä luotettava. En myöskään siirtäisi sovellukseen sellaista arkaluonteista tietoa, jonka käsittelyyn työpaikalla on erilliset ohjeet.

Sovelluksen synkronointiominaisuus varmistaa, että kaikki tiedot pysyvät ajan tasalla, riippumatta siitä, missä laitteessa työskentelet. Tämä on pelastus niille meistä, jotka vaihtavat laitetta päivän aikana useaan otteeseen.

Jos vaihdat päivän aikana puhelimen ja tabletin välillä, hyöty syntyy vasta, kun käytät molemmissa samaa tehtäväkokonaisuutta etkä ylläpidä rinnakkaista paperilistaa varmuuden vuoksi. Alussa kannattaa siirtää vain aktiiviset tehtävät ja katsoa, tuntuuko työn jatkaminen laitteesta toiseen luontevalta. Vanhojen listojen ja keskeneräisten projektien massasiirto heti kokeilun alussa voi tehdä käyttöönotosta raskaamman kuin tarpeen. Kun uusi tapa toimii pienessä mittakaavassa, sen laajentaminen on helpompaa.

Käyttäjäystävällisyys

Minulle käyttäjäystävällisyys on ensiarvoisen tärkeää. En halua kuluttaa aikaa sovelluksen oppimiseen, vaan haluan sen toimivan intuitiivisesti. Workinfo.app täyttää nämä odotukset erinomaisesti. Se on helppo ottaa käyttöön ja alkaa käyttää heti.

Käyttöönotossa lähtisin liikkeelle yhdestä selkeästä käyttötarkoituksesta, kuten oman työpäivän tehtävistä tai yhden pienen projektin seurannasta. Silloin huomaa nopeasti, helpottaako listaus omaa muistamista vai syntyykö vain uusi paikka, jota pitää tarkistaa. Jos sovellus otetaan käyttöön koko tiimissä, kokeilisin ensin yhteistä projektia ja katsoisin, ymmärtävätkö kaikki tehtävien vastuut samalla tavalla. Näin mahdolliset epäselvyydet tulevat esiin ennen kuin työkaluun kertyy paljon vanhaa tai päällekkäistä tietoa.

Sovellus tarjoaa myös mukautusvaihtoehtoja, jotta voit räätälöidä sen vastaamaan juuri omia tarpeitasi. Tämä on loistavaa, koska jokainen työskentelee eri tavalla ja tarvitsee erilaisia työkaluja.

Mukauttamisessa maltti auttaa. Jos muokkaan rakennetta liikaa heti alussa, en vielä tiedä, mitkä erot ovat oikeasti hyödyllisiä ja mitkä vain lisäävät ylläpitoa. Aloittaisin tavanomaisilla listoilla ja käyttäisin omia järjestelyjä vasta, kun toistuva ongelma on selvä. Esimerkiksi samaa projektityyppiä tekevä tiimi voi hyötyä yhteisestä tavasta nimetä työvaiheet, kun taas yksittäinen käyttäjä voi tarvita vain yhden helposti silmäiltävän tehtävälistan. Paras rakenne ei ole kaikkein monimutkaisin, vaan sellainen, jota jaksaa käyttää tavallisen kiireen keskellä.

Työtehtävien hallintaan on tarjolla myös muistiosovelluksia, puhelimen omia muistutuksia, kalentereita ja laajoja projektinhallintapalveluja. Tavallinen muistio voi olla parempi, jos haluan vain kirjoittaa irrallisia ajatuksia ilman vastuita tai etenemisen seurantaa. Kalenteri sopii paremmin ajankohtiin sidottuihin tapaamisiin. Raskaampi projektityökalu puolestaan on perusteltu, jos tiimi tarvitsee paljon riippuvuuksien, aikataulujen tai resurssien hallintaa. Workinfo.app asettuu näiden väliin: sen vahvuus on työtehtävien ja projektien kokoaminen käytännölliseen näkymään, ei kaikkien työpaikan järjestelmien korvaaminen.

Minusta ratkaiseva valintakysymys on, missä nykyinen työarki takkuilee. Jos unohdan sovittuja tehtäviä tai minulla on vaikeuksia hahmottaa projektin seuraavaa askelta, tällainen sovellus voi tuoda konkreettista apua. Jos ongelmana ovat epäselvät tavoitteet, liian suuri työmäärä tai päätösten puute, tehtävälista ei poista niitä. Se voi tehdä tilanteen näkyvämmäksi, mutta prioriteeteista pitää silti sopia ihmisten kesken.

Myös käyttäjien antamaa palautetta on hyvä katsoa realistisesti: sovelluksella on 9 kirjallista arvostelua. Se ei ole niin laaja aineisto, että voisin päätellä siitä kaikkien käyttäjien kokemuksen tai luvata tietynlaista sopivuutta eri työpaikoille. Oma valintani perustuisi siksi ennen kaikkea siihen, voinko kokeilla sovellusta omassa työnkulussani ja saanko tehtävät sekä vastuut siellä aidosti helpommin näkyviin. Ilmaisuus tekee kokeilusta matalan kynnyksen, mutta käyttötavan toimivuus ratkaisee, jääkö sovellus pysyväksi työkaluksi.

Kun harkitsen yrityskäyttöön tarkoitettua sovellusta, mietin myös sitä, millaisia tietoja sinne on sopivaa lisätä ja miten työpaikan yhteiset käytännöt suhtautuvat uusiin työkaluihin. Tehtävän otsikkoon ei yleensä tarvitse kirjoittaa kaikkea taustalla olevaa luottamuksellista tietoa. Käyttäisin listaa työn organisointiin ja pitäisin varsinaiset arkaluonteiset aineistot niissä palveluissa, jotka työpaikka on niihin tarkoittanut. Tämä rajaus tekee tehtävälistasta samalla selkeämmän ja vähentää riskiä, että tarpeettoman paljon tietoa leviää laajalle.

Ennen kuin otat sovelluksen tiimissä laajasti käyttöön, selvitä käytännössä, sopiiko se työntekijöiden laitteisiin ja onko jaettu käyttö luonteva osa työpaikan prosessia. Android-laitteen vähimmäisvaatimus on versio 6.0, ja sovelluksen ikämerkintä on PEGI 3. Nämä ovat hyödyllisiä perustietoja, mutta ne eivät yksin vastaa esimerkiksi työpaikan laitehallintaan tai tietojenkäsittelyyn liittyviin kysymyksiin. Jos työssä on erityisiä vaatimuksia, niiden pitää ohjata valintaa enemmän kuin sovelluksen yleinen helppokäyttöisyys.

Myös tulevia muutoksia kannattaa arvioida vasta, kun niistä on konkreettista tietoa. Nykyinen versionumero kertoo, mitä versiota käyttäjä käyttää, mutta siitä ei pidä päätellä seuraavien ominaisuuksien tai päivitysten sisältöä. Minulle olennaista olisi seurata, säilyykö sovellus omassa käytössä luotettavana ja vastaako sen nykyinen tehtävien hallinta työn tarpeisiin. Jos tarpeet kasvavat esimerkiksi laajaksi aikataulujen ja riippuvuuksien hallinnaksi, voi olla aika verrata muita työkaluja uudelleen.

Jos etsit tehokasta ja helppokäyttöistä sovellusta, joka auttaa sinua järjestämään työsi ja parantamaan tuottavuuttasi, Workinfo.app saattaa olla juuri se, mitä tarvitset. Se tekee arjesta sujuvampaa ja auttaa sinua keskittymään olennaiseen.

Suosittelisin sitä etenkin ihmiselle, joka haluaa tehdä työtehtävät näkyviksi, pilkkoa projektit hallittaviin vaiheisiin ja jakaa vastuuta kollegoiden kanssa ilman, että ensimmäinen askel on raskaan järjestelmän käyttöönotto. Se ei ole oikea valinta kaikille: jos tarvitset ensisijaisesti kalenterin, laajaa projektisuunnittelua tai työpaikan hyväksymän keskitetyn järjestelmän, valitsisin ensin sellaisen työkalun. Workinfo.appin vahvuus on arkisessa organisoinnissa, ja juuri siihen rajattuna arvioisin sen hyödyllisyyttä.

Lataa sovellus ja kokeile itse. Olen varma, että tulet pitämään siitä yhtä paljon kuin minä!